Documentalistes : changement d'ère
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A la uneL'accès à l'information tous azimuts grâce aux NTIC n'aura pas longtemps éclipsé l'expertise des documentalistes. Retour en grâce de spécialistes de plus en plus indispensables à la bonne marche des services... La Lettre du Cadre Territorial numéro 367 (15 octobre 2008) |
Un article de Mme Séverine Cattiaux
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Internet démultiplie les sources d'informations pour tous
« Engranger des documents et les restituer à la demande en leur donnant une valeur ajoutée supplémentaire », tel est le défi que doivent relever quotidiennement les documentalistes territoriaux dans un paysage informationnel mouvant et foisonnant. Blogs, fils RSS, réseaux sociaux, listes de discussion, newsletters, sites d'actualités spécialisées en pagaille... Internet démultiplie les sources d'informations pour tous, jour après jour. « Les documentalistes ont réagi en passant d'une logique de stock à celle de flux » considère Aurélie Bellin, chef du service documentation de l'agglomération de Rouen. Avec les nouvelles technologies, tout va plus vite aussi : « Avec le mail, si les réponses se font attendre, nous avons droit à une relance dans l'heure qui suit... » constate Martine Lavoué, documentaliste au conseil général des Alpes-Maritimes.
Pour la plupart des documentalistes, le challenge aujourd'hui n'est plus de stocker l'info, mais de savoir où elle est, de la retrouver rapidement et de la diffuser. Ils ont ainsi arrêté de gérer leurs collections à la manière des bibliothèques. Il y a toutefois encore des réticences à passer au tout numérique. Ce n'est pas tant que les services sont réfractaires - quel service n'apprécie pas de recevoir en version numérique un mensuel dès le lendemain de sa livraison, plutôt qu'en version papier trois semaines plus tard, parce qu'il est en bout de chaîne ? Le problème est que le numérique ne présente pas que des avantages. « Contrairement à une revue ou une encyclopédie papier qui « reste » après interruption de l'abonnement, l'arrêt d'une licence base de données ne permet plus de consulter les contenus auxquels on avait accès : il ne reste plus de trace de l'information jusqu'alors à disposition » note Aurélie Bellin.
L'information sur un plateau
En accédant massivement à internet et aux moteurs de recherche, certains agents ont cru pouvoir aller seuls à la chasse aux infos. Mais l'exercice a vite atteint ses limites... Ceux qui ont fait un peu de droit naviguent aisément sur le site Légifrance, mais dès qu'il s'agit d'une recherche plus poussée, complexe, comme retrouver une jurisprudence, les documentalistes sont consultés. « Nous faisons pas mal de radioguidage par téléphone » note Brigitte Sagot, documentaliste à la ville de Nice. Car trouver une bonne info est un métier... « Nous savons recouper les informations, retrouver les sources fiables » explique Martine Lavoué. Conséquence : les documentalistes sont de nouveau considérés comme de réels assistants à la recherche, voire de vrais partenaires.
L'intranet reste la vitrine la plus importante du travail des documentalistes qui vont y déposer leurs dernières moissons de documents. Tout le travail de mise en forme des informations est transparent : « Nos collègues des services ne se rendent pas tous compte que nous leur apportons l'information sur un plateau ! » lance Michel Noguier, documentaliste au Syndicat mixte des transports pour le Rhône et l'agglomération Lyonnaise. Le produit de la veille est aussi de plus en plus souvent distillé à travers des newsletters générales, bulletins de veilles juridiques ou - nec plus ultra - ciblées.
La Lettre d'information Documentation
Retrouvez chaque semaine, la lettre d'information électronique hebdomadaire dédiée aux documentalistes rédigée par Aurélie Bellin, chef du service Documentation de l'agglomération de Rouen et auteur d'un Dossier d'experts sur la recherche d'information sur internet (publié prochainement aux éditions Territorial.)
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Un rôle de consultant
Les nouvelles technologies ont changé les rapports avec les services qui sont à la fois plus proches (tout le monde peut adresser un mail au service doc) et plus lointains (de moins en moins de contacts physiques). Du coup, nombre de documentalistes estiment être passés d'une attitude d'attente de la demande à un effort pour essayer d'aller vers elle, par exemple au moyen de questionnaires réguliers.
Mais, là aussi, les mentalités changent : la bonne information étant le nerf des projets d'une collectivité, les services deviennent partie prenante de réflexions menées par les documentalistes, notamment autour des sources d'information. Toute demande d'un support d'information par un service est soupesée par « la doc ».
Le documentaliste est aujourd'hui le seul compétent dans une collectivité pour identifier les bases de données qui valent la peine qu'on en paye l'accès. « Depuis trois ou quatre ans, nous menons un dialogue avec les services importants du conseil général (collège, route, sanitaire et social) pour devenir l'organisateur des sources d'informations de ces services » explique Martine Lavoué. « Quels que soient les projets de la collectivité, nous devons toujours rester en veille » considère Aurélie Bellin, pour qui l'échéance correspond au passage en communauté urbaine. Nous allons aussi être plus attentifs d'ici là à certaines thématiques ».
« Nous maîtrisons l'information fiable et à jour »
Marie-Pierre Guisti
Coordinatrice du service de Documentation et Information des élus de l'Agence technique départementale de la Haute-Garonne
« Internet a modifié l'assistance que nous apportons aux élus : d'une assistance documentaire, nous évoluons vers une assistance juridique. En effet, les élus accèdent désormais plus facilement aux textes législatifs et réglementaires, ils ont alors recours à notre service documentation pour une analyse juridique du texte.
Nous apportons également une valeur ajoutée en proposant d'autres documents qui complètent leur information : jurisprudence, conclusion du commissaire du gouvernement, articles de doctrines, expériences d'autres collectivités... Les élus, en s'adressant à notre service, sont sûrs de disposer d'une information juridique actualisée. C'est pour cette raison qu'ils font de plus en plus appel à notre expertise.
Nous venons de créer, en nous appuyant sur les compétences internes, une lettre d'information électronique qui enrichit l'offre documentaire proposée par la base de données disponible sur notre site www.atd31.fr
Les NTIC nous poussent à nous former pour être en mesure de proposer une information fiable et de qualité dans des délais très courts. Notre projet immédiat : l'informatisation de notre fonds documentaire. »
Wanted ! : formations avancées
Préparer demain passe aussi par la formation, mais cette dernière n'est pas à la hauteur des besoins... car la formation initiale de la plupart des documentalistes territoriaux n'a pas intégré le volet NTIC, excepté ceux qui ont fait un IUT ou une école spécialisée. Une fois en poste, des formations basiques de recherche à l'interrogation d'internet, à la veille, etc. sont dispensées. Mais les formations très pointues sont rares au CNFPT. Ce qui s'explique probablement du fait que la filière culturelle est minoritaire dans la FPT... « Certaines délégations organisent en province des stages intéressants ! Des organismes privés, associatifs comme l'ADBS et même des sociétés (SERDA...), proposent de très bonnes formations » nuance Pascale Bouton, responsable service Veille et Documentation à la région Rhône-Alpes. Mais la délégation Première couronne Ile-de-France est pratiquement la seule à proposer des formations plus avancées... avec des places limitées. Restent les échanges professionnels via les réseaux pour se faire dépanner ou rester à la page. Des associations telles que Interdoc se sont organisées pour produire de nouveaux instruments de travail (plan de classement, thésaurus réactualisé tous les deux ans, cahier des charges informatique type, ressources documentaires en action sanitaire et sociale, guide d'orientation de la documentation européenne...). L'Association des professionnels de l'information et de la documentation propose un vaste choix de formations ainsi que des journées d'études accessibles à des tarifs préférentiels pour ses adhérents. L'Association des bibliothécaires et attachés de conservation des collectivités territoriales, Abacc, a un rôle de suivi statutaire et s'intéresse largement aux territoriaux de la filière culturelle.
« Filtrer, enrichir et diffuser en contexte »
Pascale Bouton
Responsable du service Veille et Documentation
à la région Rhône-Alpes
auteur du dossier d'experts « Gestion de l'information
et de la documentation
dans les collectivités »,
éditions Territorial.
« Nous nous positionnons comme un prestataire de service pour nos cibles : managers et chargés de mission, ces personnels relativement jeunes et plutôt rompus aux nouvelles technologies ont leurs propres contacts et sources d'information : dans le contexte actuel d'« infobésité », notre rôle est bien de filtrer, d'enrichir l'information, de leur diffuser en contexte, de façon très ciblée.
Pour une veille intelligente, l'écoute attentive et la collaboration étroite avec nos utilisateurs est évidemment nécessaire ! Cela ne nous fait pas oublier d'autres besoins, plus collectifs : la capitalisation du patrimoine documentaire propre à la collectivité et la valorisation des ressources utiles à la connaissance du territoire. Pour maintenir notre expertise technique, il nous faut monter en compétences : sur les outils bien sûr, le Web 2.0 et les réseaux par exemple, mais aussi sur les champs thématiques que nous surveillons, pour en décrypter les enjeux et mieux cibler l'information utile. »
Les documentalistes sont toujours incontournables
Martine Lavoué
Documentaliste du conseil général
des Alpes-Maritimes
« Le mot d'ordre au conseil général est la dématérialisation des documents. Les agents se sont tous mis dans le bain des nouvelles technologies, et la documentation a largement participé à ce mouvement par la constitution d'un portail intranet documentaire. Pour autant, les documentalistes sont toujours un vecteur incontournable. Notre métier étant d'être toujours à l'affût de la nouveauté. Les agents vont souvent consulter les mêmes sources, alors que notre travail est d'en défricher de nouvelles...
Nos techniques d'indexation et d'analyse sont anciennes, mais performantes. Ce qui évolue est que nous les appliquons pour traiter toutes les autres sources : sites internet, vidéos, DVD. Grâce aux nouvelles technologies, nos produits documentaires sont également plus attractifs, diffusés plus rapidement et surtout de manière plus ciblée par rapport aux profils de nos utilisateurs... »
Mutualiser pour gagner du temps
Force est de constater que les documentalistes territoriaux mènent chacun dans leur coin des tâches similaires, à l'instar du dépouillement des revues et publications magazines. Et pourquoi ne pas partager ce labeur quotidien ? Les adhérents de l'association des documentalistes de collectivités territoriales Interdoc (www.interdoc.asso.fr) vont donc mutualiser le dépouillement des périodiques « Cette base, qui sera lancée le 5 décembre 2008, enrichie par les volontaires va profiter à tous. Les adhérents qui ne sont pas abonnés à certaines publications vont également pouvoir en profiter » souligne Michel Noguier, président de l'association. À noter aussi : fin 2008, Interdoc va préparer un livre blanc dressant un panorama sur les évolutions du métier.
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