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Fiche Métier
Responsable du service des affaires scolaires et entretien
Fonction Publique Territoriale
Catégorie A, Catégorie B
Filière Administrative
Conditions d’accès :
Concours externe et interne, avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie.
Le responsable de service des affaires scolaires et entretien organise la scolarisation des enfants des écoles maternelle et élémentaire, et coordonne les actions éducatives sur les temps scolaire, périscolaire et extrascolaire. Sa mission est de garantir la cohérence de la politique éducative menée par la collectivité (communes et/ou EPCI) qui l’emploie. Rencontre avec Laurence Sabotier, responsable du service des affaires scolaires et entretien au sein d’une Commune de 35 000 habitants comptabilisant 14 écoles maternelles et élémentaires confondues.
Organiser et développer le service en mettant en place de nouveaux projets
Le responsable des affaires scolaires et entretien décline, de manière opérationnelle, la stratégie éducative de la collectivité en définissant un plan d’actions tout en gérant les « affaires quotidiennes ». A l’heure du développement de l’usage du numérique, il participe au déploiement de nouveaux équipements dans les écoles (tablettes, tableaux ou vidéoprojecteurs interactifs, salle multimédia…) mais également à la création de nouveaux services auprès de l’usager (portail famille, dématérialisation des procédures…). En parallèle, il est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des acteurs institutionnels et des représentants de la communauté éducative (inspecteur de l’Education nationale, direction d’école, parents d’élèves, enseignants…).
Gestion de la carte scolaire (inscription, affectation des élèves) et éventuellement des délégations de service public, suivi des conseils d’école, coordination des structures périscolaires et extrascolaires (restauration, centre de loisirs, garderie…), pilotage des actions menées par les autres services de la collectivité (bâtiments, espaces verts, informatique, ressources humaines, médiathèque, services culturels…), dématérialisation des procédures d’inscription et de paiement…, le service des affaires scolaires est au cœur de nombreux enjeux.
Manager une équipe, piloter l’activité et suivre le budget
Comme tout responsable de service, le responsable du service des affaires scolaires supervise l’activité de son équipe, élabore et suit le budget, tout en cherchant à optimiser les procédures. Il suit également l’actualité règlementaire et travaille en étroite collaboration avec l’élu ayant délégation dans ce domaine.
« Pour ma part, ma commune dispose d’un secteur Affaires scolaires dynamique composé de 14 écoles, 33 ATSEM, 31 agents d’entretien, 6 cadres intermédiaires et un pôle administratif de 4 agents, le tout pour un budget de fonctionnement de 800 000 €. Au quotidien, en plus de la programmation et du suivi de l’activité de mon équipe, j’ai à charge les relations avec l’Education nationale, les écoles, les parents d’élèves et les services internes. Mon métier est très varié. Il allie le travail avec de multiples acteurs, la coordination et la mise en place de projets ainsi que le management et la gestion des ressources. La maîtrise des dépenses de fonctionnement étant le « nerf de la guerre », le suivi budgétaire et la recherche perpétuelle d’optimisation des ressources couplée à la mutualisation des moyens m’occupent en grande partie. Cela passe par l’évaluation des besoins, l’élaboration d’une stratégie d’achat, la rédaction de cahiers des charges et le contrôle de l’exécution des contrats de marchés publics ».
Côté aptitudes
Être responsable d’un service affaires scolaires, c’est :
- avoir une formation supérieure dans le secteur enfance/éducation,
- maîtriser le cadre réglementaire des politiques publiques dans le domaine de l’enfance et les actualités en cours,
- maîtriser des procédures administratives, financières et juridiques des collectivités locales,
- connaître les règles d’hygiène et de sécurité,
- coordonner différents acteurs,
- mobiliser des compétences managériales,
- rédiger des cahiers des charges, contrôler et suivre l’exécution des contrats de marchés publics (matériels, fournitures, produits d’entretien et d’hygiène…),
- évaluer des dispositifs,
- travailler en équipe,
- avoir un sens pointu de l’organisation,
- proposer, conseiller et communiquer,
- disposer d’une aisance relationnelle et rédactionnelle,
- être créatif et force de propositions,
- avoir le sens du contact et être à l’écoute.
Accès à la profession
- Formation Master en gestion ou administration générale ;
- Formation Master en sciences de l’éducation – parcours politiques, enfance, jeunesse ;
- Formation Master MEEF - pratiques et ingénierie de la formation, petite enfance et partenariat éducatif
- Formation Master en droit public ;
- Diplôme IEP.
Issu de la filière administrative, le poste de responsable du service des affaires scolaires est accessible via le concours d’attaché territorial (en grande majorité) mais également rédacteur territorial pour les structures de taille moindre.