Note de synthèse : Comment faire des propositions de plan d’action pertinentes ?

Lors de l’épreuve de note de synthèse, comment dégager un plan d’action efficace ? A quoi doit vous servir l’analyse faite en première partie ? Comment adopter la meilleure stratégie en 4 heures ? En bref… Quels sont les secrets de ceux qui obtiennent au moins 15/20 ? 7 points clés sur ce « classique » des épreuves écrites des concours de la fonction publique de catégorie A.

1.Un plan d’action de la note de synthèse doit-il toujours contenir des propositions ciblées ?

L’épreuve de note vise à évaluer vos capacités d’analyse, de diagnostic, d’organisation méthodique des informations nécessaires à la rédaction, dans un temps limité, d’un document (note) synthétique. Concrètement, il s'agit en 4 heures, de rendre, de façon claire et concise, une note informationnelle – 5 à 6 pages suffisent – avec des solutions pertinentes, stratégiques contenant des axes, des moyens, un calendrier de déploiement, etc.

Pour viser une excellente note à l’épreuve de la note de synthèse, il faut d’abord avoir en tête que les solutions opérationnelles ne sont pas une sous partie. Le destinataire de votre écrit a des besoins ; il attend donc des propositions, un plan d’action, dans toute la deuxième partie.

Il faut donc vous demandez si le cas posé vous appelle à faire des propositions ciblées ou un véritable plan d’action global. Par exemple, le cas posé par le sujet peut vous conduire à proposer un plan de communication, c’est-à-dire un livrable très précis ; mais il peut aussi vous être demandé un plan d’action global avec alors des objectifs. Très souvent, il s’agira de mettre en œuvre une réforme. Vous avez à décrire un dispositif nouveau ou une réforme et votre destinataire vous demande de le décliner au niveau global.

Dans la deuxième hypothèse, vous êtes plus libre dans ce que vous allez apporter comme éléments à votre destinataire. Le sujet vous impose donc de sortir de votre « zone de confort », de la note classique où le candidat présente un dispositif, les cas dans lesquels il s’applique. Il oblige également à sortir de la règle de la note de synthèse où aucune information sauf celles issues du dossier ne doit être donnée.

2. Comment répondre brillamment en utilisant ses connaissances, son expérience ?

Pour réussir l’épreuve, vous devez d’une part, être en capacité de repérer les informations essentielles, de les synthétiser de manière à informer un destinataire n’ayant pas connaissance du dossier ; d’autre part, de mobiliser vos connaissances des missions, compétences et moyens d’action d’une administration, des collectivités territoriales, etc. Pour cela vous allez devoir vous projeter en tant que futur fonctionnaire.

La partie « propositions » va servir au jury à vérifier que vous savez valoriser des informations du dossier, comme par exemple : des expériences éclairantes conduites par différents établissements, administrations, ministères, collectivités, mobiliser vos connaissances et donc que vous serez capables une fois en poste, au final, d’assurer sur le terrain, par exemple, la direction d’un service, d’exercer des missions d’études, de participer à l’élaboration de projets, de programmation ou encore, d’être un bon manager…

Pour formuler des propositions marquantes, vous pouvez aussi faire appel à votre propre expérience, à votre bon sens. Cela ne veut pas dire être original pour être original, mais cela veut dire que vous devez être capable de sortir des plans d’action classiques que vous aurez trouvés dans les manuels. Autrement dit, votre plan d’action, pour être bon, vous demande d’avoir une vision large, de voir les différentes facettes, différents points de vue…

3. En quoi bien connaître la méthodologie de projet est un atout majeur pour réussir son plan d’action ?

Si un fonctionnaire titulaire de catégorie A, un attaché d’administration ou territorial, est force de propositions, un conseiller, une aide à la décision des autorités (élus, directeurs...), pour être efficace, il est nécessaire de connaître bien évidemment, la méthodologie de projet (Qui ? Quoi ? Comment ?). Méthode que vous allez décliner dans votre plan d’action. Ainsi vous serez stratégique.

Le jury s’attend à ce que vous indiquiez les objectifs attendus, que vous prévoyez le pilotage, l’organisation du projet, ses conditions de réussite (ex. mobilisation de certains acteurs …).

Tout d’abord, vous allez donc rappeler la cible, les objectifs, éventuellement, décliner ensuite, les sous-objectifs. Rappeler la date cible (ex. avant l’entrée en vigueur d’une nouvelle loi, d’un nouveau décret ou d’une circulaire) avant de présenter le rétroplanning sera peut-être également, nécessaire. Vous aurez surement aussi à indiquer comment est définie la gouvernance, qui décide, qui pilote opérationnellement. Vous pouvez proposer de compléter cette organisation par la mise en place d’une équipe projet. Dans ce cas, vous devez aborder la composition de cette équipe, traiter la question du reporting, des livrables, des compte-rendus et de leurs destinataires…

Dans ce mode projet, il vous faut aussi définir une méthode. Par exemple, vous allez indiquer si l’équipe projet travaillera sur des questionnaires, ou des bonnes pratiques. Quant à la mise en œuvre opérationnelle, votre destinataire doit pouvoir prendre connaissance des principaux axes que vous proposez, des moyens (humains, budgétaires…) dont vous avez besoin, du calendrier envisagé et la manière d’évaluer vos actions.

Le plan d’action doit également être argumenté et comporter des recommandations (avantages, inconvénients, conditions de réussite). Il vous faut envisager tous les aspects : juridiques, sociétaux, environnementaux, économiques, financiers, managériaux… y compris les principes déontologiques relatifs au service public (intérêt général) et la maîtrise des notions de planifications. Toutefois, en 4 heures, vous n’avez pas beaucoup de temps pour le faire, aussi, définissez les grandes lignes. Ce que l’on vous demande c’est de voir ce qu’il y a à faire et pas forcément de faire.

Enfin, il faut prévoir l’accompagnement au changement par :
- un plan de communication en interne et en externe. En externe, vis à vis des usagers de l’administration et/ou des partenaires ; en interne, pour informer, mobiliser sur les objectifs les équipes ;
- de la formation. Dès le départ du projet, il faut prévoir un budget, du contenu et des objectifs de formation des personnes qui sont impactées par le projet. 

4. Comment faire un plan d’action, si le dossier n’apporte pas tous les éléments permettant de faire des propositions ?

Par ailleurs, il se peut que les informations contenues dans le dossier ne vous permettent pas de faire des propositions en termes de moyens, par exemple, qui soient précises et suffisantes. Vous pouvez alors proposer une action que permettra à l’équipe projet de définir ces moyens et de les évaluer. 

5. Pourquoi faut-il prévoir les modalités de l’évaluation des propositions opérationnelles ?

Un autre point important, pour obtenir une note plus qu’honorable, est de prévoir une évaluation des actions.

Un projet de réforme, de mise en place d’un nouveau dispositif doit être suivi dans la mise en œuvre. Pour cela, il vous faut donc mentionner les outils, les indicateurs d’évaluation (des avancées, des « irritants »,…).

6. En quoi être capable d’analyser la situation, poser un diagnostic vous sert à construire un plan d’action opérationnel ?

Quel que soit le sujet, vous comprenez donc en lisant ces points que tout plan d’action contient des étapes obligées, presque mécaniques. Ce qui va faire la différence, c’est votre capacité d’analyse : de la situation de travail et, ensuite, des points sensibles, que vous avez mis en évidence dans la première partie de votre note, rédigée à l’aide exclusivement des éléments du dossier.

Pour ce qui est de l’analyse de la situation de travail, vous allez définir le cadre du sujet avant de poser un « diagnostic ». Typiquement, dans le cadre ou le contexte, vous allez définir le sujet si cela n’a pas été fait en introduction, présenter les enjeux globaux (environnementaux, économiques…), les contraintes sociales et financières, le contexte juridique éventuellement, et très souvent, les objectifs des politiques publiques (ex. feuille de route gouvernementale). Il est alors important de réfléchir au rôle du destinataire de votre écrit. Votre note (par exemple sur le télétravail pendant la crise sanitaire liée à la pandémie COVID-19) ne contiendra pas les mêmes propositions selon que vous allez écrire au directeur des ressources humaines ou à un directeur de services opérationnels. Il faut également songer à ses besoins. A quoi bon faire des propositions opérationnelles, si ces dernières n’entrent pas dans le champ opérationnel de votre destinataire ? Des solutions efficaces sont celles qui lui offrent un (vrai) pouvoir de décision, qui relèvent de son ressort.

Autre point à prendre en compte à ce stade, le public visé. Par exemple, il peut vous être demandé une note pour le directeur des ressources humaines – par exemple, sur le télétravail et les risques psychosociaux - qui doit intervenir auprès des directeurs de services opérationnels. Vos propositions seront alors différentes, si le DRH doit assurer une conférence sur le sujet précité auprès d’étudiants universitaires. Le public de votre destinataire est donc un point essentiel.

Ensuite, vous allez réaliser un diagnostic de la situation. Autrement dit, vous allez faire un état des lieux, présenter les leviers, les bonnes pratiques si le dossier les présente, et les points sensibles (ex. multiplicité des acteurs), des écueils (ex. des objectifs larges), les difficultés (ex. un planning serré), les points de vigilance éventuels. Puis, dans votre plan d’action, même si vous ne trouvez pas de solutions opérationnelles, vous allez noter qu’une action doit être réalisée. Dans cette épreuve, on ne vise pas l’exhaustivité, on vise l’efficacité. Aussi, par exemple, proposez de restreindre l’équipe projet aux acteurs principaux ; si les objectifs sont trop généraux, déclinez-les en sous-objectifs ; si un planning est serré, mettez l’accent sur le rétroplanning et la cible… Cela paraît évident mais il arrive que les correcteurs ne voient pas toujours le lien entre les points de vigilance, les bonnes pratiques et les propositions faites par le candidat.

7. Quels éléments de forme peuvent vous rapporter plus de points encore ?

Si viser une copie parfaite est impossible, vous pouvez envisager de rendre la meilleure copie.
Sur la forme, veillez à lier les éléments d’analyse (première partie) à vos propositions. Le plan d’action ne doit pas arriver comme un cheveu sur la soupe. Une bonne transition entre la première et votre seconde partie vous facilitera le travail.

Pour présenter votre plan d’action, pensez également à, systématiquement, hiérarchiser vos arguments.
Par exemple, en mettant en avant :
- les idées importantes, des mots clés, des principes (d’adaptabilité, de continuité de service public…) ; ou encore,
- en première partie, des points de vigilance, puis, en seconde partie, des indicateurs d’évaluation prenant en compte ces points.

Votre note se transformera en véritable document à caractère stratégique. 

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Bonne préparation !