5 points clés pour réussir la note de synthèse

La note de synthèse est une épreuve très fréquente dans les concours d'entrée dans la fonction publique de catégories A et B. Pour décrocher une bonne note, maitriser la méthodologie est la clé. Sélectionner les informations du dossier, les organiser dans un plan clair et structuré, qualifier les informations, illustrer et enfin rédiger un devoir abouti : voici les cinq points essentiels à connaitre pour vous permettre de réussir.

1. Sélectionner les informations essentielles du dossier

Lors de l’épreuve de note de synthèse des concours (externes, internes, 3e voie – de catégorie A, B : concours d'attaché territorial, d'administration hospitalière ou de l'éducation nationale, ingénieur, inspecteur des finances publiques, rédacteur territorial...) de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière), vous allez être noté sur vos capacités :
- à analyser un dossier soulevant, le plus souvent, un problème (d’organisation ou de gestion) ;
- à restituer les informations données les documents en appliquant une méthodologie.

Il s’agit donc de produire, à partir d'un dossier de l’ordre d’une trentaine de pages et d’une dizaine de documents, un texte clair de 4 à 5 pages maximum, structuré, avec un plan, qui répond à une demande précise, formulée dans le sujet.

Dans une note de synthèse tout doit être utile. La note rédigée « exclusivement à l’aide des documents joints » selon l’expression consacrée, n’a rien à voir, avec la dissertation. Aucun élément extérieur au dossier ne doit figurer dans votre devoir. Il faut se limiter aux faits, aux informations qui sont dans le dossier. La synthèse n’est pas non plus un résumé où le rédacteur organise les informations en fonction de son propre plan.

Pour cela, après avoir parcouru et lu le dossier, il va vous falloir sélectionner les informations. Autrement dit, il s’agit de mettre l’accent sur des points importants. Ces points sont : le contexte national et/ou international, les enjeux, les causes et les conséquences, les perspectives, mais aussi les risques que le sujet génère. Et face à ces risques, en général, une action publique va être présentée. Dans le dossier, vous allez donc trouver des textes juridiques, des résumés d’actions publiques en cours ou déjà réalisées. A vous d’analyser ces informations, de présenter le cadre légal et réglementaire, et de construire ensuite, un plan.

2. Ordonner vos idées pour une note compréhensible

Dans cette épreuve, il  s’agit de rendre intelligible ce qui d’abord ne l’était pas, du fait de sa complexité et de sa composition. Outre vos connaissances, la note doit donc permettre au jury d’apprécier votre capacité à informer rapidement et efficacement un destinataire de manière fiable et structurée.

Informer rapidement et efficacement… : Le jury va tester votre capacité d’analyse sur un ou des problème(s) posé(s), sur un/des enjeu(x) qui fait/font l'objet d'interrogations au sein d’une collectivité territoriale (mairie, département, région) ou d’un établissement ou d’un ministère, etc. et les réponses possibles à ce(s) problème(s).

Les sujets des concours ne sont pas faits pour obtenir des « oui » ou des « non », ce serait trop simpliste. A vous de sélectionner et hiérarchiser les informations contenues dans le dossier.

…Un destinataire de manière fiable et structurée : Bien sûr, dans les faits, seul le correcteur lira votre note mais vous devez avoir en tête que la note a pour but de vous mettre en situation. Il s’agit ici de rendre un écrit « professionnel ». En général, votre lecteur fictif sera donc une autorité (maire ou directeur). Le jury attend que vous soyez dans une posture d’aide à la décision pour les élus ou votre hiérarchie. Savoir faire la synthèse d’un mode opératoire sans répondre à la commande ne saurait être suffisant. Inutile également de « tout mettre » si votre copie n’a pas « d’opérationnalité ».

Pour réussir cette épreuve, il faut classer les informations et structurer votre note. Un sujet est là pour vous faire formuler un développement d’arguments compréhensibles et étayés. Vous devez donc construire votre réflexion (ex. en réécrivant le sujet, en le reformulant, en extirpant quelques idées de ce sujet, en identifiant la problématique, etc.).

Le plan, que vous allez bâtir ensuite, va être la représentation matérielle de votre logique. Une note structurée est un écrit avec un plan apparent, avec deux parties avec des titres et deux sous-parties avec des sous-titres (I. A., I. B., II. A., II. B. …), mais également des chapeaux introductifs et une phrase de transition entre les grands titres. Pour renforcer la structuration de votre note, utilisez des connecteurs logiques (ex. D'abord, en premier lieu, ensuite, enfin…). Il est important également que votre énumération soit ordonnée avec le principal en premier, ensuite, l’important et enfin, ce qui peut être souligné. Utilisez alors, l’adverbe « notamment » par exemple ou « entre autres ».

Chaque point compte. Pensez à numéroter les parties.

3. Illustrer vos idées par des exemples significatifs

Une démonstration trop longue, avec une abondance d’exemples, de faits et chiffres, vous desservira forcément. Par contre, illustrer vos idées, d’exemples significatifs vous rapportera des points. Un bon exemple est un cas, une illustration (ex. chiffres clés) qui apporte un élément nouveau et important en rapport avec ce qui précède.

4. Qualifier vos idées, vos titres et sous titres de votre plan

Maintenant, pour décrocher une excellente note (plus de 15/20), le « petit » plus peut être de démontrer au jury votre capacité à qualifier les informations que vous avez sélectionnées. Travaillez ce point, en travaillant les titres et sous-titres. C’est une vraie valeur ajoutée : par exemple, dans un titre d’indiquer que les contraintes sont « fortes ».

L’annonce de vos sous-parties fera sûrement une phrase mais de la même manière, pour décrocher une bonne note, vous devez qualifier vos sous-parties. Souvent, vous trouverez les qualificatifs dans le dossier (ex. contradictions, différents points de vue,…).

5. Rendre une note claire et achevée 

Respectez le formalisme et la structure à l’écrit. La note impose un timbre, des mentions administratives, un objet, des références juridiques, un destinataire…

Sur la forme de réponse, utilisez des mots connecteurs dans l’articulation de votre écrit afin de lui donner de la cohérence et de la fluidité. Il ne s’agit pas ici d’avoir un style littéraire, mais d’avoir une écriture claire, simple et concrète. Dans tous les cas, le style télégraphique et l’excès d'abréviations sont à éviter. Le style et le ton doivent être sobres. Pas de « je », « nous », « nos » ou encore « notre ».

Reste l’éternelle question : « Dois-je conclure ma note de synthèse ? » Pas d’obligation ici. Mais, ayez conscience qu’aucun correcteur n’enlève des points à un candidat qui en fait une. Mieux, votre conclusion peut vous faire gagner des points, si elle sert à finaliser votre écrit. Elle peut aussi donner au correcteur l’impression que vous allez toujours au bout de la commande qui vous est faite.

Enfin, pour réussir le jour J, vous allez devoir vous entrainer. 4 à 5 devoirs, d’abord sans délai puis en respectant la durée de l’épreuve pour vous mettre réellement en situation.

Allez courage, le plus dur c’est de s’y mettre.

Bonne préparation !