Concours externe de secrétaire administratif : Comment arriver bien préparé aux épreuves d’admission ?

Lors du dernier concours externe interministériel (Défense, Éducation nationale (SAENES), Justice, Agriculture,…) de secrétaire administratif de classe normale, l’Etat recherchait 1 705 secrétaires. Pour un poste ouvert, on comptait en moyenne 15 candidats présents aux épreuves. Le hasard et l’improvisation n’ont donc pas leur place. Voici 5 conseils pour être le meilleur lors de la prochaine session.

Conseil n°1 - Épreuves du concours externe, comprendre les attentes du jury  

Le concours externe de secrétaire administratif de classe normale (catégorie B – filière administrative – fonction publique de l’Etat) comporte deux épreuves d'admissibilité :
• une épreuve de cas pratique avec une mise en situation à partir d'un dossier documentaire (de 20 pages maximum) remis pouvant comporter des graphiques ainsi que des données chiffrées. Le dossier doit relever d'une problématique relative aux politiques publiques et comporter plusieurs questions destinées à vous mettre en situation de travail (Durée : 3 heures, coef. 3) ;
• une seconde épreuve constituée d'une série de 6 à 9 questions à réponse courte portant, au choix que vous avez exprimé lors de votre inscription au concours, sur l'une des 4 options suivantes : gestion des ressources humaines dans les organisations ; comptabilité et finance ; problèmes économiques et sociaux ; enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne. Pour chaque option, le questionnaire à réponse courte (QRC) comporte des questions communes et des questions propres à l'option choisie (Durée : 3 heures, coef. 2).

L'épreuve d'admission consiste en un entretien avec le jury visant à apprécier votre personnalité, vos aptitudes ainsi que votre motivation. Il se fait à partir d'un texte court relatif à un sujet de société en rapport avec le rôle des administrations ou portant sur une politique publique comportant une ou deux questions auxquelles vous devez répondre, visant à apprécier vos qualités personnelles, votre potentiel, votre comportement face à une situation concrète, le cas échéant sous forme de mise en situation (Préparation : 25 minutes ; Durée : 25 minutes dont 10 minutes au plus d'exposé, coef. 4). En vue de l'épreuve d'entretien, si vous êtes admissible, vous devez adresser une fiche individuelle de renseignements au service gestionnaire du concours à une date fixée par le service et avant le début des épreuves d'admission.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, choisir l’option où vous serez le plus à l’aise, comprendre ce qui est attendu dans la fiche de renseignements, prenez le temps d’aller sur le site internet du ministère ou de l'établissement organisateur pour consulter les annales et pourquoi pas les réseaux sociaux de candidats ayant déjà subi les épreuves pour connaître les questions qui ont pu être posées les sessions précédentes à l’écrit, comme à l’oral.

Conseil n°2 – Se préparer un plan de charge personnalisé

« (…) Les copies les plus faibles s’appuient sur des expériences personnelles, plutôt que de valoriser des connaissances, générant des réponses pauvres et vagues dans leur contenu. Ces copies démontrent ainsi un manque de travail préparatoire personnel du candidat.» (extraits d’un rapport de jury au concours interne de secrétaire administratif de classe normale en 2020). Le concours externe de secrétaire administratif de classe normale est un concours qui demande de la préparation : comptez une bonne année scolaire.

En prenant connaissance des documents remis par l’organisateur au moment de l’inscription : règlement, calendrier, lieu, déroulement mais aussi le programme des épreuves, vous pourrez commencer à arrêter votre calendrier de révisions / préparation. Lisez aussi les rapports établis pour les concours des années précédentes par le jury ; cela vous permettra de comprendre les exigences et les attentes des membres de jury, aussi bien pour les épreuves écrites ou orales, et donc, notamment de savoir si vous avez les connaissances nécessaires ou si des efforts de remise à niveau dans une ou plusieurs matière(s) sont à produire.

Pour être prêt le jour des épreuves et ne pas vivre l’angoisse de la page blanche, il faut faire la liste (et donc faire des choix) de tout ce que qu’il y a à réviser et vous tenir à votre planning.

Savoir organiser son temps en fonction du résultat escompté est indispensable. Concrètement, cela signifie : découper les révisions en objectifs, avoir un calendrier et se noter la ou les soirées réservées aux révisions, voire des week-ends entiers à l’approche des épreuves… Côté révisions, en fonction du programme fourni, il vous faudra lire les ouvrages appropriés et construire des fiches. Aucune impasse n’est possible au risque de tomber sur un sujet non connu et, au bout, d’avoir une note éliminatoire.

Conseil n°3 – S’entrainer en solo…

Maintenant que le planning est fait, il va falloir vous entrainer. Faire et refaire des exercices. Gardez confiance, le plus dur c’est de s’y mettre. Rappelez-vous que les règles méthodologiques ont fait la preuve de leur efficacité par le passé.
Pour prendre confiance, s’agissant de l’épreuve de cas pratique, allez-y pas à pas. Par exemple, commencez par vous approprier la méthodologie de rédaction du cas pratique, en rédigeant une introduction et construisant un plan détaillé, puis passez à la rédaction du cas pratique en intégralité sans tenir compte de la durée réelle de l’épreuve, puis refaites un essai en conditions « réelles »… Respecter ces étapes vous permettra d’une part, de prendre confiance, d’autre part, de garder le cap.

Pour ne pas baisser les bras en cours de route, remémorez-vous vos motivations et prévoyez des plages de détente, pour sortir, faire du sport, etc. Des ingrédients utiles pour maintenir votre équilibre et ne pas chuter avant la ligne d’arrivée.

A chaque épreuve, le jury cherche à savoir si vous vous êtes déjà projeté vers vos futures fonctions. Pour arrivé fin prêt, bien en amont de la publication de la liste des admissibles, prenez le temps de (re)lire les attendus de l’oral, lisez les documents relatifs aux missions des secrétaires administratifs, suivez de près l’actualité, faites preuve de curiosité à l’égard des autres administrations (autres ministères ouvrant des postes, préfecture et différents services de rattachement).

…Et pour rester mobilisé, faire appel à un organisme de préparation

Et pour compléter votre préparation ? Il est bon d’aller chercher sur Internet : les ouvrages et la bibliographie, histoire d’acquérir, grâce à la lecture des ouvrages recommandés, une  « culture maison » (toujours très appréciée à l’écrit, comme à l’oral). Mais, il est important de prendre le temps de réfléchir à une préparation à distance. Un investissement personnel et financier certes, mais un vrai « booster » pour qui veut atteindre son objectif de réussite rapidement.
A la clé : une méthodologie, des cours, des devoirs avec des corrections personnalisées, des conseils...

Conseil n°4 – Le jour J des épreuves écrites : soigner le fond et la forme

Lors de l’épreuve écrite de cas pratique, vous allez devoir convaincre que vous savez répondre à plusieurs questions ou rédiger une fiche ou encore écrire un courriel. Les correcteurs requièrent des postulants une prestation écrite claire, structurée qui dégage un esprit de synthèse et qui fait preuve de facultés d’analyses basiques.

Par ailleurs, il faut avoir à l'esprit qu’il s’agit d’une épreuve professionnelle. Les correcteurs se mettent à la place des recruteurs et, en tant que tels, les membres du jury sont à la recherche de collaborateurs pour leurs services, capable d'occuper des fonctions d'expertise ou parfois d'encadrement intermédiaire. Se contenter d’un « copier/coller » dans les réponses sera rédhibitoire, les membres du jury attendent de vous que vous exprimiez un regard sur l’actualité du thème.

En outre, pour un concours externe de la fonction publique, les correcteurs valorisent la référence au corpus juridique et règlementaire. Cette construction d’une note autour d’un texte juridique dénote une bonne compréhension d’une administration se fondant sur des textes à portée législatives ou réglementaires. Cette faculté trouvera naturellement à s’appliquer dans les missions confiées à un secrétaire administratif.

Enfin, il est pour le moins attendu d’un cadre de la catégorie B, une orthographe et une grammaire d'un bon niveau avec un document concis et lisible qui réponde aux attentes institutionnelles. Veillez à terminer l’épreuve pour disposer de quelques minutes pour la relecture. C’est indispensable pour vérifier l’orthographe mais aussi l’aspect de la copie. Un bon test : si vous relisez votre copie avec plaisir, que la structure du devoir est équilibrée, vous pouvez alors supposer qu'il en sera de même pour le correcteur.

Conseil n°5 - A l’oral : Persuadez le jury que vous êtes un secrétaire administratif curieux et motivé

Globalement, l’objectif poursuivi lors de l’oral d'admission est le même que vous passiez le concours interne ou externe : cerner votre motivation et apprécier votre aptitude à exercer les missions dévolues à un secrétaire administratif.

Pour comprendre ce qui vous attend à l’oral, le guide d’aide à la constitution du dossier de reconnaissance des acquis de l’expérience professionnelle (RAEP) pourra vous être précieux. Vous trouverez comment identifier précisément les compétences exercées, réfléchir aux missions que vous exercerez, les projets réalisés et ceux que vous voudriez mettre en place une fois le concours obtenu…

Par exemple, les membres du jury sont en droit d’attendre d’un futur lauréat qui affirme vouloir devenir gestionnaire d’établissements publics locaux d'enseignement, des connaissances en matière de comptabilité budgétaire et financière. 

Enfin, tout au long de l’épreuve, mettez en avant votre motivation, vos qualités personnelles et plus particulièrement, de la curiosité réelle pour l'organisation des systèmes administratifs et les réformes en cours.

Bonne préparation !