Concours de secrétaire administratif de classe normale : Comment arriver bien préparé aux épreuves ?

Interministérielle et déconcentrée, la session 2017 de chacun des deux concours de secrétaire administratif de classe normale (externe et interne- catégorie B ) débutera en avril 2017. En 2016, pour un poste ouvert, on comptait en externe, en moyenne 21 candidats présents aux épreuves d’admissibilité et en interne, 28. Un taux de sélectivité qui ne laisse donc pas de place au hasard et à l’improvisation mais qui demande une excellente préparation personnelle et des conseils avisés pour être le meilleur.

Epreuves des concours : Renseignez vous sur le site internet du ministère ou de l'établissement organisateur

Il existe deux concours d’accès au grade de secrétaire administrative de classe normale : le concours externe sur titres avec épreuves et le concours interne. De plus en plus souvent, ils sont ces dernières années, organisés de manière déconcentrée et interministérielle. Le ministère de l’éducation nationale (Rectorat de l’académie) peut donc être chargé d’organiser les épreuves pour le compte du ministère de l’intérieur, des affaires sociales... La réussite à ces concours donne accès à des postes relevant du ministère organisateur et des autres administrations participant à ce recrutement.

Dans chaque concours, on retrouve des épreuves d'admissibilité :

• une épreuve de cas pratique avec une mise en situation à partir d'un dossier documentaire (de 20 pages maximum) remis au candidat pouvant comporter des graphiques ainsi que des données chiffrées. Le dossier doit relever d'une problématique relative aux politiques publiques et comporter plusieurs questions destinées à mettre le candidat en situation de travail (Durée : 3 heures, coef. 3) ;
• en externe, en plus de l’épreuve de cas pratique, une épreuve constituée d'une série de 6 à 9 questions à réponse courte portant, au choix du candidat exprimé lors de l'inscription au concours, sur l'une des options suivantes : gestion des ressources humaines dans les organisations ; comptabilité et finance ; problèmes économiques et sociaux ; enjeux de la France contemporaine et l'Union européenne. Pour chaque option, le questionnaire à réponse courte (QRC) comporte des questions communes et des questions propres à l'option choisie (Durée : 3 heures, coef. 2).

L'épreuve d'admission consiste en un entretien avec le jury visant à apprécier la personnalité, les aptitudes du candidat ainsi que sa motivation.

• En externe, l’entretien avec le jury se fera à partir d'un texte court relatif à un sujet de société en rapport avec le rôle des administrations ou portant sur une politique publique comportant une ou deux questions auxquelles le candidat doit répondre, visant à apprécier ses qualités personnelles, son potentiel, son comportement face à une situation concrète, le cas échéant sous forme de mise en situation (Préparation : 25 minutes ; Durée : 25 minutes dont 10 minutes au plus d'exposé, coef. 4) ;
• et en interne, à reconnaître les acquis de son expérience professionnelle. Pour cette épreuve, qui a pour point de départ un exposé du candidat sur son expérience professionnelle (de dix minutes au plus), le jury dispose du dossier constitué par le candidat en vue de la reconnaissance des acquis de l'expérience professionnelle (RAEP). Au cours de l’entretien le candidat peut être interrogé sur des questions relatives aux connaissances administratives propres à l'administration, la collectivité ou l'établissement dans lequel il exerce (Durée : 25 minutes, dont 10 minutes au plus d'exposé, coef. 4).En vue de l'épreuve d'entretien, le candidat admissible en externe devra adresser une fiche individuelle de renseignement au service gestionnaire du concours à une date fixée par le service et avant le début des épreuves d'admission. Le jury dispose de cette fiche de renseignement pour la conduite de l'entretien qui suit l'exposé.

En vue de l'épreuve orale d'admission, le candidat au concours interne établit un dossier de RAEP. Pour que l’élaboration de cette « introspection professionnelle » donne l’impression au jury d’un dossier solide et convaincant, il est important de faire des efforts de structuration, de dégager compétences/savoir-faire et connaissances, et de démontrer de manière sincère, que vous avez été force de propositions dans vos différentes expériences ou activités extra-professionnelles (associations,…).

Préparez-vous un plan de charge personnalisé

A chaque épreuve de ces concours, le jury cherche à savoir si le candidat sait ou s’est déjà projeté vers ses futures fonctions. Il est donc vivement conseiller de préparer, bien en amont de la publication de la liste des admissibles, les attendus de l’oral en suivant de près l’actualité, en lisant les documents relatifs aux missions des secrétaires administratifs, et… concours interministériel oblige, en faisant preuve de curiosité à l’égard des autres administrations (autres ministères ouvrant des postes, préfecture et différents services de rattachement). Pour mettre toutes ses chances de son côté, il faut compter une bonne année scolaire de préparation.
Ensuite, comment anticiper et optimiser son temps de préparation ? Au préalable, en prenant connaissance des documents remis par l’organisateur au moment de l’inscription : règlement, calendrier, lieu, déroulement mais aussi le programme des épreuves. Il est également indispensable de lire les rapports établis pour les concours des années précédentes par le jury. Cela permet de comprendre les exigences et les attentes des membres, aussi bien pour les épreuves écrites ou orales, et donc, notamment de savoir si l’on a les connaissances nécessaires ou si des efforts de remise à niveau dans une ou plusieurs matière(s) sont à produire. Pour compléter, il est bon d’aller chercher sur Internet : les annales, les ouvrages et les contenus détaillés des matières au programme ou encore la bibliographie, histoire d’acquérir, grâce à la lecture des ouvrages recommandés, une « culture maison » toujours très appréciée à l’écrit, comme à l’oral.

Puis, il faut s’entraîner. Encore et encore. S’approprier les outils pédagogiques, la méthodologie de rédaction du cas pratique, construire un plan adapté… par exemple, sont des points de passage obligés qui permettent de prendre confiance. Même si les débuts peuvent faire peur, tant la logique intellectuelle peut paraître éloignée de ses habitudes, il faut garder le cap et se rappeler que les règles méthodologiques ont fait la preuve de leur efficacité par le passé.

Pour ne pas baisser les bras en cours de route, bien connaître ses motivations est indispensable. Prévoir des week-ends ou des soirées dédiés à la lecture et à l’entraînement « grandeur nature » est indispensable, mais il est important de garder un rythme de vie sain : s’offrir des plages de détente, pour sortir, faire du sport, etc. Des ingrédients utiles pour maintenir son équilibre et ne pas chuter avant la ligne d’arrivée.

Pour rester mobilisé : Jouez le « joker » d’une préparation

« (…) Le constat est flagrant sur le fait que les candidats ayant suivi une préparation au concours ont détenu plus d’outils pour parfaire leur admission et obtenir le concours » (extraits d’un rapport de jury au concours interne de secrétaire administratif de classe normale en 2015). Fort de ce constat, il est important de prendre le temps de réfléchir à une préparation à distance. Un investissement personnel et financier certes, mais important pour qui veut atteindre son objectif de réussite rapidement. A la clé : une méthodologie, des cours, des devoirs avec des correspondances personnalisées, des conseils...

A l’écrit, les épreuves de rédaction d’un cas pratique et de QCR : soignez le fond et la forme

Le jour J des épreuves écrites et notamment celle de la rédaction du cas pratique est arrivé. C’est une épreuve professionnelle qui s'appuie sur un dossier documentaire traitant généralement des politiques publiques. Vous allez donc devoir convaincre que vous savez répondre à plusieurs questions ou rédiger une fiche ou encore écrire un courriel. Les correcteurs requièrent des postulants une prestation écrite claire, structurée qui dégage un esprit de synthèse et qui fait preuve de facultés d’analyses basiques. Par ailleurs, il faut avoir à l'esprit que les correcteurs se mettent à la place des recruteurs, et qu'en tant que tels, les membres du jury sont à la recherche de collaborateurs pour leurs services, capable d'occuper des fonctions d'expertises ou parfois d'encadrement intermédiaire. Se contenter d’un « copier/coller » dans les réponses sera rédhibitoire, les membres du jury attendent de vous que vous exprimiez un regard sur l’actualité du thème.

Enfin, il est pour le moins attendu d’un cadre de la catégorie B, une orthographe et une grammaire d'un bon niveau avec un document concis et lisible qui réponde aux attentes institutionnelles. Veiller à terminer l’épreuve pour disposer de quelques minutes pour la relecture. C’est indispensable pour vérifier l’orthographe mais aussi l’aspect de la copie. Un bon test : si vous relisez votre copie avec plaisir, que la structure du devoir est équilibrée, vous pouvez alors supposer qu'il en sera de même pour le correcteur.

A l’oral : Persuadez le jury que vous êtes un secrétaire administratif curieux et motivé

Globalement, l’objectif poursuivi lors de l’oral d'admission est le même que vous passiez le concours interne ou externe : cerner votre motivation et apprécier votre aptitude à exercer les missions dévolues à un secrétaire administratif. Par exemple, les membres du jury sont en droit d’attendre d’un futur lauréat qui affirme vouloir devenir gestionnaire d’établissements publics locaux d'enseignement, des connaissances en matière de comptabilité budgétaire et financière. Enfin ultime conseil : être un bon élève devant un jury ne suffit pas. Il n’y a pas de modèle idéal que les membres pourront prendre comme référence. Mais les lauréats sont ceux qui auront su mettre en avant leur motivation, avec des qualités personnelles fortes et plus particulièrement : de la curiosité réelle pour l'organisation des systèmes administratifs et les réformes en cours.