Fiche Métier

Secrétaire/Assistant(e) de direction

Secrétaire/Assistant(e) de direction

Fonction Publique d'Etat, Fonction Publique Hospitalière, Fonction Publique Territoriale

Catégorie B, Catégorie C

Filière Administrative

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Conditions d’accès :

  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d’intégration en fonction du cadre d’emplois, concours troisième voie
  • Possibilité de recrutement direct pour les cadres d’emplois de catégorie C en fonction du grade (2e classe)

Rattaché à un directeur ou à un responsable de service, l’assistant de direction intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l’agenda, classement, organisation des déplacements professionnels, rédaction de documents administratifs…, ses missions sont très variées allant bien au-delà des simples tâches de secrétariat. En qualité de collaborateur direct, l’assistant de direction assure notamment le suivi de dossiers transversaux aux enjeux majeurs. Rencontre avec Nathalie Ferrand, assistante de direction depuis 25 ans au sein d’une DRH.

Organiser, gérer, communiquer

Les missions de l’assistant de direction varient selon la fonction et le niveau de responsabilité de son supérieur hiérarchique. De manière globale, le métier consiste à organiser des réunions, des rendez-vous, des déplacements, accueillir les personnes extérieures, coordonner le planning des équipes, être l’interface directe des différents interlocuteurs de la direction/service (agents, cadres, prestataires, responsables, partenaires…), informer et assurer le reporting des informations aux personnes concernées. Il assure également la « logistique » de la direction/service (commande de fournitures, suivi des prestataires de service…).

Rédiger, informer, se spécialiser

Au quotidien, l’assistant de direction réceptionne, puis transmet aux services concernés, les diverses informations et documents relatifs à la direction. Il expose les instructions hiérarchiques et suit les retroplanning imposés. Grâce à cette coordination, il  prépare les fonds de dossiers et rassemble les informations nécessaires à la prise de décision.

En parallèle, il rédige plusieurs types d’écrits : comptes-rendus de réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques…

Dans certaines directions, l’assistant de direction peut être amené à se spécialiser dans un domaine de compétences (ressources humaines, juridique, finances notamment) afin d’être « légitime » dans la rédaction de certains écrits.

 « Au sein de la DRH, je suis l’interlocuteur privilégié des équipes mais également des personnes extérieures à la direction. En qualité de « bras droit » de mon directeur, je m’attache à le décharger de toutes les préoccupations administratives, et, plus globalement, de l’assister dans tous les aspects de son travail qui peuvent lui faire gagner du temps. Prise de rendez-vous, planification des réunions, préparation des fonds de dossier, relance des retardataires, reporting d’informations, alerte particulière…, mes missions sont vastes.

Même si j’effectue ce métier depuis 25 ans, je n’ai jamais l’impression d’être dans la routine ! Les imprévus et les urgences de dernière minute font partie de mon quotidien. Les outils de travail ont également beaucoup évolué. Les emails, les agendas partagés, la gestion électronique des documents, internet ainsi que les smartphones ont largement facilité les tâches de secrétariat. Pour ma part, le temps libéré m’a permis de m’impliquer plus en « profondeur» dans la réalisation des fonds de dossier développant ainsi de véritables connaissances en matière de ressources humaines et des actualités en cours. C’est également un métier que j’apprécie car il génère de nombreux contacts avec des interlocuteurs très différents ».

Côté aptitude

Un assistant de direction, c’est :

  • être rigoureux, réactif et autonome,
  • disposer d’une bonne expression orale et écrite,
  • définir des priorités et gérer des urgences,
  • s’adapter aux divers interlocuteurs,
  • superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
  • être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
  • avoir le sens du contact,
  • assurer le reporting d’informations,
  • respecter le devoir de réserve.

Côté formation

Du bac pro au BTS, plusieurs formations professionnelles permettent d’accéder au métier d’assistante de direction :

  • bac pro gestion-administration,
  • bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion),
  • BTS AM (assistant de manager),
  • BTS AG (assistant de gestion),
  • DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations),
  • DUT GACO (gestion administrative et commerciale),
  • DUT CJ (carrières juridiques)

L’accès à la fonction publique se concrétise ensuite par le passage d’un concours de catégorie C (adjoint administratif de 1ère classe) ou de catégorie B (rédacteur). Dans la FPT, le premier grade du cadre d’emploi de catégorie C est néanmoins accessible sans concours.

Les possibilités d’évolution professionnelle s’effectuent par la réussite de concours ou d’examens professionnels de catégorie supérieure.

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