Fiche Métier

Documentaliste

Documentaliste

Fonction Publique Territoriale

Catégorie A, Catégorie B

Filière Culturelle

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Documentaliste : 
un « centralisateur » d'informations

Le documentaliste a en charge de centraliser des informations. Internet, revues spécialisées, presse écrite, bases de données... via une multitude d'outils. Ce professionnel organise et actualise un fonds documentaire en adéquation avec les demandes de son administration et des utilisateurs. Zoom sur ce métier bouleversé par les nouvelles technologies et les enjeux de la dématérialisation...

Collecter, traiter et diffuser l'information...

Le documentaliste recherche et sélectionne l'information utile aux services de son administration. Pour cela, il assure une veille permanente en s'appuyant sur une multitude de ressources documentaires : internet, presse régionale et nationale, revues spécialisées et thématiques... Il est aussi autonome dans le choix des supports à acquérir et des abonnements à souscrire.

Une fois l'information recueillie, le documentaliste l'analyse en vue d'en retirer les sujets qui l'intéressent. Cette matière lui sert ensuite à réaliser des dossiers thématiques, des revues de presse..., à élaborer des synthèses et/ou à concevoir des bibliographies. Une fois finalisées, toutes ces ressources documentaires sont indexées (par thème, date, titre, auteur, mot-clé...), archivées dans une base de données et mises en consultation (locaux spécifiques, espace numérique dédié).

En parallèle, ce professionnel de la documentation répond à des besoins spécifiques émis par des agents dans le cadre de leur mission. Recherche statutaire, législative, thématique..., les informations recueillies sont un plus pour l'avancement d'un dossier de travail.

Un métier en plein renouvellement

Face au boom de l'internet, à l'omniprésence de la dématérialisation des supports d'information et aux impératifs d'interactivité, le métier de documentaliste a dû s'adapter aux nouvelles exigences des agents utilisateurs. En effet, par le biais des nouvelles technologies de l'information et de la documentation, tout le monde est susceptible d'accéder rapidement à un premier niveau d'informations notamment grâce à des moteurs de recherche performants.

Pour redonner de la pertinence à leur mission, les documentalistes ont dû trouver des solutions pour aller au-devant des besoins et valoriser les atouts de leur travail. Fini les espaces documentaires confinés dans un espace dédié. Ces professionnels utilisent eux-mêmes les canaux numériques en proposant des recherches thématiques clé-en-main accompagnées d'un travail de synthèse et de pistes de réflexion. Ces « compilations » sont ainsi souvent mises en avant sur l'intranet ou envoyées par messagerie professionnelle.

Ces nouveaux paramètres ont néanmoins réduit le nombre de postes ouverts à la profession.

Côté profil

Des qualités comme celles-ci sont indispensables à avoir : sens de l'écoute, réactivité, curiosité et passion par l'actualité. Disposer d'une capacité de synthèse et d'analyse, être rigoureux et organisé, maîtriser les méthodes d'indexation, de classement et de veille documentaire sont également des compétences professionnelles à détenir comme celles incontournables qui consistent à savoir analyser une demande et répondre aux besoins exprimés par le demandeur.

Pour accéder à ce métier

Si un bac + 2 ou un bac + 3 suffisent pour entrer dans le monde du travail, la plupart des documentalistes ont un niveau bac + 5. Les formations littéraires ne sont pas forcément les plus recommandées. Une compétence en droit, économie, sciences... combinée à une formation en information-documentation est le plus souvent requise. Le métier de documentalist est accessible via le concours d'adjoint territorial.

Formations types :

  • DUT information-communication option gestion de l'information et du document dans les organisations
  • Diplôme d'études universitaires scientifiques et techniques (DEUST) métiers des bibliothèques et de la documentation
  • Licences de lettres, langues, sciences humaines proposant des parcours documentation
  • Licences pro ressources documentaires et bases de données
  • Diplôme de gestionnaire de l'information de l'EBD (École de bibliothécaires documentalistes)
  • Master pro spécialisé dans les domaines de l'information, du document et de la documentation

Témoignage

Marie Debord est documentaliste depuis plus de 15 ans dans un service documentaire d'un Conseil général. Depuis sa prise de poste, elle a vu son métier évolué laissant de plus en plus de place à l'utilisation du numérique pour collecter et valoriser les informations.

Quelles ont été vos motivations pour exercer ce métier ?

J'ai toujours apprécié l'esprit du classement et de la recherche documentaire. Curieuse de nature, j'aime mener des « investigations » pour me familiariser avec un sujet précis. C'est donc tout naturellement qu'après mon BAC, j'ai poursuivi mes études par un DUT information et communication - option documentation. Je l'ai ensuite complété par une licence professionnelle. À l'issue de mon stage de dernière année, une opportunité de poste s'est présentée à moi dans ma structure d'accueil. J'ai donc sauté sur l'occasion et j'ai été recrutée. Je suis maintenant en poste depuis 15 ans dans cette collectivité. Entre-temps, j'ai réussi le concours de bibliothécaire territorial. En parallèle, je suis bénévole dans la bibliothèque de mon village. On peut dire que la gestion des fonds documentaires occupe une grande partie de ma vie.

En 15 ans, quelles ont été les évolutions de votre profession ?

À mon arrivée, l'équipe se composait de 5 personnes. Aujourd'hui, nous ne sommes plus que 2. Au fur et à mesure des départs à la retraite, les postes n'ont pas été remplacés, en partie due à une baisse signifiante de l'activité du service. Internet et la dématérialisation de certains abonnements nous ont conduits à repenser notre mission et nos moyens d'action pour justifier notre plus-value professionnelle. Ainsi, avec ma collègue, nous avons développé de nouveaux outils de communication. Au lieu d'attendre la venue des agents au centre documentaire, nous allons au-devant de leurs besoins, en développant des dossiers thématiques sur les préoccupations des services et en organisant une revue de presse interactive.

Quels sont vos moyens d'actions ?

Notre rôle consiste toujours à recueillir des informations et à les valoriser. Le distinguo repose sur les pratiques des utilisateurs. Auparavant, ils venaient nous voir pour emprunter des documents et nous demander un premier niveau d'information. Aujourd'hui, cette étape n'existe quasiment plus. L'agent, via un moteur de recherche, dispose en quelques minutes des renseignements dont il a besoin. Nous proposons donc des choses différentes, plus axées sur un travail de synthèse et documentaire. Pour cela, nous disposons d'un espace dédié dans l'intranet, avec un abonnement éventuel à un flux RSS et d'une newsletter mensuelle.

Nous présentons ainsi des documents et des dossiers thématiques portant sur le développement personnel (comment préparer un entretien, un concours, une prise de parole en public, comment manager une équipe ?...), la réforme territoriale, le développement et l'aménagement du territoire, l'action sociale, la veille juridique et statutaire... Ces outils sont très appréciés et d'autres suggestions sont à l'étude. Les agents redécouvrent le service documentation ce qui déclenche de nouvelles demandes.

De nos jours pour être documentaliste, on ne peut plus être attentiste ; il faut devancer les besoins en suscitant de nouveaux intérêts, accompagner les changements et être en adéquation avec les besoins du moment.

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